Gestire il tempo per massimizzare i risultati
L’agente immobiliare trascorre la maggior parte delle giornate in modo frenetico, alternando attività diverse tra loro. Appuntamenti, trattative, ricerche di proprietà, networking, burocrazia, possono fagocitare le ore di lavoro.
Avere un metodo perfezionabile per migliorare la gestione del tempo, è una competenza irrinunciabile per strutture l’attività e superare l’ansia.
In questo articolo, troverai alcuni spunti e suggerimenti su come organizzare la giornata, assegnare le priorità, delegare compiti e utilizzare gli strumenti e la tecnologia disponibili per gestire meglio il tempo a disposizione.
Pianificare le attività
Per ottimizzare i risultati, si possono utilizzare contemporaneamente più modelli di gestione del tempo. Giornalieri, settimanali e mensili, ognuno di essi contribuisce a focalizzare l’attenzione, senza perdere di vista nulla.
Pianificare le attività rafforza la capacità di definire obiettivi e priorità, soprattutto per gli agenti immobiliari con meno esperienza.
Dalla semplice lista delle cose da fare, alla check-list di quelle fatte, sino ad un’agenda dove riportare tutte le attività quotidiane, comprese pause, riunioni e attività non strettamente connesse al lavoro.
Gestione del tempo con la To-Do List
Un agente immobiliare deve raggiungere obiettivi quotidianamente.
Per migliorare la gestione del tempo, è essenziale annotare le attività da completare entro la giornata, definendo le priorità e monitorandole costantemente.
Che sia un pezzo di carta, post-it colorati, o uno delle centinaia di tool digitali a disposizione sul web, scrivere gli obiettivi giornalieri su una lista dà ordine ai pensieri. A fine giornata, se alcune attività non sono state completate, vanno riportate nella lista delle cose da fare del giorno seguente.
Una To-Do List giornaliera, insieme alla check list che vedremo di seguito, svolge meglio la propria funzione se integrata con una settimanale, influendo positivamente sul senso di controllo del proprio lavoro.
Gestione del tempo con la Check-list
Una check-list è ideale per appuntare i risultati in ordine sequenziale.
È la “spalla” della lista delle cose da fare. A seconda di come viene strutturata quest’ultima, può coesistere nello stesso foglio o stare in un foglio a parte.
Spuntare le caselle di una check-list alza il livello di percezione della propria produttività e scatena nel corpo reazioni chimiche, che contribuiscono al benessere dando energia.
Gestione del tempo con agenda giornaliera
Un’agenda è molto più di una lista delle cose da fare e di una check-list.
L’agenda coadiuva alla perfezione il lavoro dell’agente immobiliare. Comprende e supera gli impegni lavorativi, definendo un vero e proprio piano di azione.
Riunioni, tempo per la ricerca e il networking, commissioni e impegni familiari, spazio per se stessi.
Un luogo, virtuale o cartaceo, in cui segnarsi tutto, compreso il tempo da dedicare ai social.
Per un agente immobiliare al passo coi tempi, la cura del personal branding e dei collegamenti in target sui social media, è parte integrante del lavoro.
LinkedIn, ad esempio, dovrebbe diventare una sana e irrinunciabile abitudine.
I professionisti che curano il proprio profilo su questo social lo frequentano tutti i giorni, pianificando il tempo da dedicare a post e commenti durante la giornata.
In agenda, si potrebbe persino riservare ogni giorno tempo per eventuali urgenze.
Se l’urgenza non si presenta, l’agente immobiliare sa come far fruttare quel tempo in ricerca o aggiornamento professionale.
L’agenda è come un’assistente personale. Ogni attività segnata focalizza l’attenzione sulle cose da fare.
Il consiglio per migliore la gestione del tempo è pianificare in agenda più settimane di lavoro e affiancare To-Do List e Check list giornaliere, che definiscono obiettivi per priorità.
L’agenda personale dell’agente immobiliare deve essere costantemente allineata e aggiornata con l’eventuale agenda di agenzia.
Il tempo è denaro
Per l’agente immobiliare che desidera essere più consapevole riguardo il tempo necessario ad eseguire le singole attività, sono molto utili i tool di tracciamento del tempo.
Trovare quello più in linea con le proprie esigenze, permette di avere a disposizione sul proprio PC un timer da avviare ogni volta che si lavora ad un compito, definendo cartelle e progetti.
Utilizzarlo per conoscere, ad esempio, quanto tempo si impiega mediamente per scrivere un annuncio di vendita, inserire gli immobili nei portali, redigere una valutazione immobiliare, inviare le registrazioni dei preliminari all’Agenzia delle Entrate, ecc.
Per queste e molte altre attività definibili di routine, monitorare il tempo di lavoro può aiutare a ottimizzarlo.
Agente immobiliare e broker, delega i compiti!
I titolari di agenzia sono sempre investiti da una moltitudine di richieste provenienti da più fronti. Clienti, colleghi di altre agenzie, collaboratori interni ed esterni.
Quando si è titolare, il buon andamento degli affari passa obbligatoriamente attraverso una perfetta gestione del tempo.
Se si lavora con una squadra di collaboratori e collaboratrici, si è a tutti gli effetti un CEO.
Identificare compiti da delegare ai collaboratori più idonei, è fondamentale per rendere efficienti le giornate e dedicarsi alla gestione strategica e di marketing dell’agenzia.
Delegare non solo alleggerisce il carico di lavoro, ma permette anche di sfruttare le competenze verticali dei propri agenti collaboratori, ottenendo complessivamente risultati migliori.
Un’agenzia immobiliare, anche se composta da liberi professionisti a partita iva, deve funzionare esattamente come una qualunque azienda ben rodata.
Un buon titolare ha il bisogno di comunicare chiaramente aspettative e responsabilità, assicurandosi che tutti siano allineati su tempistiche e obiettivi. È necessario monitorare regolarmente i progressi e offrire supporto quando necessario.
Strutturare l’agenzia, anche la più piccola, permette di raggiungere gli obiettivi di fatturato e lavorare con una visione a lungo termine.
Strumenti e tecnologie per la gestione del tempo
Sfruttare strumenti e tecnologie per una gestione del tempo efficace, è un passo cruciale per gli agenti immobiliari.
Oggi, il settore immobiliare ha a disposizione una vasta gamma di strumenti digitali che semplificano e ottimizzano il lavoro quotidiano.
Un esempio significativo è dato dai software di gestione immobiliare.
Questi software centralizzano tutte le informazioni relative ai clienti in un unico luogo, accessibile a tutti i membri del team.
Se ben utilizzato e aggiornato costantemente con le informazioni che riguardano ogni pratica, consente una migliore organizzazione e accessibilità, riducendo il tempo speso nella ricerca di documenti o informazioni specifiche.
Inoltre, i software di gestione immobiliare offrono funzionalità avanzate come la pianificazione automatica degli appuntamenti, la gestione dei contratti e la generazione di report dettagliati.
Tutto ciò permette all’agenzia immobiliare di ottimizzare le operazioni, ridurre gli errori e migliorare la produttività complessiva, consentendo agli agenti di concentrarsi sulle attività chiave e massimizzare i risultati.
Oltre al software dell’agenzia, esistono diverse soluzioni web per pianificare il lavoro.
Tool di gestione del tempo
Ecco alcuni esempi di strumenti disponibili, anche gratuitamente, on line:
Tool di Tracking time
A seconda delle preferenze, carta o web coadiuvano il lavoro dell’agente immobiliare per gestire meglio il proprio tempo.
Naturalmente, è fondamentale ritagliarsi momenti della giornata e della settimana da dedicare alla pianificazione.
La programmazione richiede metodo e visione. È necessario disporre dello stato dell’arte di pratiche, incombenze burocratiche e di tutti gli aspetti del lavoro che servono a definire priorità in ordine sequenziale.
Una routine di cadenze e orari aiuta nel compito. Per esempio, la gestione della posta è una delle attività da ottimizzare.
Mettere in agenda e in To-Do list momenti prestabiliti della giornata per leggere la posta, senza sentirsi obbligati a rispondere sempre a stretto giro, tiene a bada il senso di urgenza che molte comunicazioni scritte trasmettono.
Anche le risposte alle e-mail possono trovare spazio nelle liste, stabilendone priorità e tempistiche.
Pianificazione e tempo libero!
Nel fine settimana, ove possibile ritagliarsi del tempo per una pianificazione a medio/lungo termine di liste e agenda, si beneficerà di una visione complessiva della propria attività lavorativa.
Nonostante l’organizzazione, è normale non riuscire a terminare tutte le attività programmate. È bene metterne a fuoco le ragioni.
È possibile che non si abbiano ben chiari i tempi necessari. Ecco perché i tool di tracciamento aiutano.
È possibile che si sia perso molto tempo nella soluzione di un aspetto tecnico che poteva essere delegato.
Se, al contrario, ci si rende conto che le attività non sono state portate a termine perché il “caffè” si è prolungato troppo o si è sprecato tempo in attività non legate al lavoro, ecco una buona occasione per lavorare sulla propria efficienza.
Le cattive abitudini e le occasioni di distrazioni vanno riconosciute. Esserne consapevoli è il primo passo per evitarle e lavorare in modo sempre più produttivo.
Organizzare e pianificare il lavoro è dunque fondamentale per ragionare sugli obiettivi e limitare le perdite di tempo.
C’è un altro aspetto altrettanto importante: prendersi delle pause. Staccare la spina, dedicarsi a se stessi, ai propri cari e alle proprie passioni, a cadenze regolari (magari proprio inserendole in agenda) aiuta ad essere più produttivi.
Una produttività che prende vita nella creatività dell’ozio, troppo spesso culturalmente bistrattato dalla società delle prestazioni. Durante una pausa corpo e mente si rigenerano. Le idee si liberano. Le motivazioni si rafforzano.
A volte richiede uno sforzo prima di tutto mentale. Proprio per uscire da quella cultura un po’ distorta che chiede a un libero professionista di essere sempre “sul pezzo”.
Imparare a programmare delle pause durante l’anno, aumenterà la qualità del work-life balance, con enormi benefici per la tua attività di agente immobiliare.
